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Steuerliche Betriebsprüfung

Aug 1, 2008 | COFFRA News, DiagnosticNews

EDV-gestützte Buchhaltung

Die Finanzverwaltung hat in ihrer Durchführungsverordnung zur „Prüfung von EDV-gestützten Buchführungen“ vom 6. März 2008 folgende Prinzipien festgelegt: 1. Einsichtnahme durch die Steuerbehörde Der Steuerpflichtige, der eine EDV-gestützte Buchführung benutzt, kann seiner Offenlegungspflicht durch die Übergabe einer papierlosen („dematerialisierten“) Kopie der Buchhaltungsdateien nachkommen. Es handelt sich um eine freiwillige Maßnahme und betrifft nur die Buchungssätze; die Belege sind hiervon ausgenommen. Die papierlose Form kann durch die Ausfertigung einer „CDRom“ erfolgen, wobei ein besonderes Format zu berücksichtigen ist. Die Kopien sind dem Steuerpflichtigen vor Übersendung des Prüfungsberichtes zurückzugeben. Werden bei der Auswertung der CD-Rom durch die Steuerbehörde Fehler/Ungereimtheiten etc. festgestellt, so ist der Steuerpflichtige hierüber zu informieren bzw. damit zu konfrontieren, bevor irgendein Steuerbescheid ergeht. 2. Durchführung von EDV-gestützten Prüfungshandlungen durch die Steuerbehörde Der Betriebsprüfer hat vor Beginn der Prüfung schriftlich die Vorgehensweise seiner Untersuchung zu präzisieren. Dem Steuerpflichtigen stehen drei Optionen zur Verfügung, um den Anforderungen des Betriebsprüfers nachzukommen:

  • Der Steuerpflichtige führt sämtliche von der Steuerbehörde angeforderten Auswertungen selbst durch.
  • Der Steuerpflichtige gibt der Steuerbehörde einen direkten Zugang in seine EDV-Anlage, damit diese die gewünschten Nachforschungen ausführen kann.
  • Der Steuerpflichtige übergibt der Steuerbehörde die notwendigen Dokumente, Unterlagen etc. mit der Aufforderung, die Auswertungen außerhalb seiner EDV-Anlage auszuführen.

Die Optionsmöglichkeiten sind dem Steuerpflichtigen schriftlich anzuzeigen, und der Erhalt dieser Information ist von ihm gegenzuzeichnen. 3. Aufbewahrungspflichten bei EDVgestützten Buchhaltungen Wir haben hierüber bereits ausführlich in unserer DiagnosticNews-Ausgabe Nr. 22 im Mai 2006 berichtet. Es soll deshalb nur daran erinnert werden, dass die steuerliche Aufbewahrungsfrist von Belegen und Buchungssätzen grundsätzlich sechs Jahre beträgt. Die entsprechenden elektronischen Daten müssen darüber hinaus drei Jahre EDVtechnisch zugänglich bleiben. In gleicher Weise ist die technische Dokumentation für die EDV-Systeme auch drei Jahre lang aufzubewahren. Des Weiteren sind gegebenenfalls ältere Versionen von EDV-Systemen vorzulegen, damit die Datensätze auch nach einer Migration auf eine neuere Version lesbar bleiben.

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