Persönliche, von den Mitarbeitern verauslagte Reisekosten

Im vorliegenden Sachverhalt wurden die beruflich bedingten Reise- und Restaurantkosten der Mitarbeiter von diesen zunächst persönlich bezahlt. Im Rahmen ihrer Spesenabrechnungen wurden sie dem Unternehmen nach Abzug ihres permanenten Kostenvorschusses und unter Vorlage der entsprechenden Rechnungen in Zahlung gestellt und von diesem, soweit sie den im Unternehmen geltenden Spesenregelungen entsprachen, ihnen ersetzt.

Das Unternehmen machte die Rückerstattung der auf den Rechnungen liegenden Mehrwertsteuer geltend. Der Antrag wurde von der Finanzverwaltung abgelehnt. Der oberste Verwaltungsgerichtshof („Conseil d’Etat“) bestätigte mit Urteil vom 17. April 2013 die Handhabung der Finanzbehörde, da die Rechnungen nicht auf das Unternehmen, sondern auf den bezahlenden Mitarbeiter ausgestellt worden waren.

Die Entscheidung des „Conseil d’Etat“ erscheint sehr formalistisch, ist jedoch auch um Fälschungen vorzubeugen zu verstehen.

Anders wäre, laut „Francis Lefebvre“ zu entscheiden gewesen – dies war jedoch nicht Gegenstand des obigen Urteils –, wenn der Mitarbeiter die Hotel- oder Restaurantrechnungen auf das Unternehmen hätte ausstellen lassen. Eine solche Handhabung würde dem Vorsteuerabzug durch das Unternehmen nicht im Wege stehen. Weniger sicher wäre jedoch diese Vorgehensweise, wenn die Abrechnungsregeln des Unternehmens für die Reise- und Spesenerstattungen eine Pauschale vorsähen.

Im Hinblick auf das obige Urteil erscheint eine pragmatische Lösung der Erstattung der unternehmensbedingten Reise- und Restaurantkosten des Mitarbeiters, um die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs sicherzustellen, deshalb angeraten