Bereitstellung der Buchungsdatei im Rahmen der Außenprüfung

Wichtige Zusatzinformationen und Empfehlungen

Wie bereits in unserer DiagnosticNews-Ausgabe Nr. 97 angekündigt, ist seit dem 1. Januar 2014 im Rahmen einer Betriebsprüfung die elektronische Bereitstellung der Buchungsdatei („fichier des écritures comptables“ FEC) an die französische Finanzverwaltung gemäß Art. L 47 A I der französischen Steuerverfahrensordnung vorgeschrieben.

Diese Verpflichtung gilt für alle Betriebsprüfungen, die nach dem 1. Januar 2014 dem Steuerpflichtigen angekündigt werden.

Bei Verstoß gegen diese Verpflichtung ist die Finanzverwaltung berechtigt, die Höhe der Steuer des Unternehmens zu schätzen. Darüber hinaus kann gegen den Steuerpflichtigen eine Geldstrafe verhängt werden, die sich mindestens auf 5.000 € beziehungsweise auf 10% der Steuerabweichung beläuft.

In der Buchungsdatei muss jeder einzelne Buchungssatz aufgeführt werden, d.h. Buchungen dürfen weder konsolidiert erscheinen noch zusammengefasst werden.

Die Datei muss in dem Format .txt, .csv oder .xsd abgespeichert und dem Betriebsprüfer in elektronischer Form übermittelt werden. Die Finanzverwaltung ist berechtigt, die Buchungsdatei auf Übereinstimmung mit der Buchhaltung und sämtlichen Steuererklärungen zu prüfen.

Des Weiteren wurde von der französischen Finanzverwaltung präzisiert, dass die Buchungsdatei dem französischen Handelsrecht und dem allgemeinen Kontenplan entsprechen muss.

Für internationale Konzerngesellschaften sieht die französische Finanzverwaltung eine Vereinfachungsregel vor, von der Unternehmen, die ihre Buchhaltung nach ausländischem Handelsrecht bzw. nach IFRS erstellen, profitieren. Statt einer direkten Erstellung der Buchungsdatei auf der Grundlage des französischen Kontenplans kann eine Umkodierung jeder einzelnen Zeile der Buchungsdatei vom ausländischen zum französischen Kontenrahmen erfolgen.

Diese Möglichkeit wird von der französischen Finanzverwaltung ab dem 1. Januar 2015 nicht mehr akzeptiert werden. Der französische Dachverband für Arbeitgeber (MEDEF) vertritt eine hierzu abweichende Auffassung und hat sich gegen die Zulässigkeit der zeitlichen Limitierung dieser Vereinfachungsregel ausgesprochen.

Die Verpflichtung zur Bereitstellung der Buchungsdatei gilt auch für französische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen, die in Frankreich der Körperschaftsteuer unterliegen. In diesem Fall ist die Anwendung des französischen Kontenplans nicht zwingend. Sofern das Unternehmen seine Buchungen nicht dem französischen Kontenplan anpasst, ist der Buchungsdatei eine Zuordnungstabelle beizufügen, die als Überleitung zwischen ausländischem und französischem Kontenplan fungiert. Unabhängig davon, ob sich der Steuerpflichtige für den französischen Kontenplan entscheidet oder den ausländischen Kontenplan beibehält, muss die Buchungsdatei in französischer Sprache vorgelegt werden.

Die Erstellung der Buchungsdatei erweist sich erfahrungsgemäß als ein sehr zeitaufwendiger und komplexer Vorgang. Die Unternehmen sollten daher ihre internen Buchungsprozesse frühzeitig prüfen und ihr Buchungssystem auf Kompatibilität mit den Anforderungen der französischen Steuerverwaltung untersuchen.

Abschließend sei angemerkt, dass die französische Finanzverwaltung die Bereitstellung der Buchungsdatei bereits vor Abschluss eines Geschäftsjahres im Rahmen einer Umsatzsteuerprüfung verlangen kann. Für eine Betriebsprüfung, die beispielsweise im Juni 2015 beginnt, ist die Finanzverwaltung berechtigt, die Datei nicht nur für die bereits abgeschlossenen Geschäftsjahre 2012, 2013 und 2014 zu verlangen, sondern für Zwecke der Umsatzsteuerprüfung gleichfalls die Buchungsdatei der ersten drei Monate des Jahres 2015 anzufordern. Um auf diese Vorlagepflicht vorbereitet zu sein, ist eine monatliche Fortschreibung der Buchungsdatei empfehlenswert.

Geschrieben von

Dr. Kurt Schlotthauer ist der Gründer und CEO von Coffra. Seit 1972 engagiert er sich im deutsch-französischen Geschäftsumfeld. 1985 gründetet er Coffra. Zusammen mit über 140 Mitarbeitern betreut die Coffra heute mehr als 650 Unternehmen weltweit.